Tietosuojaseloste

Tämä seloste kuvaa, miten Johtis käsittelee henkilötietoja tarjotessaan tekoälyalustan palvelualojen yrityksille. Alusta sisältää muun muassa tekoälyvastaajan, tarjouslaskurin, urakoiden seurannan ja tekoälypohjaisia työkaluja. Käsittelemme tietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä

Johtis Oy, Y-tunnus 3643661-5, Eteläharju 4, 07920 Loviisa

Yhteydenotot tietosuoja-asioissa: daniel@johtis.com.

Kun Johtis käsittelee asiakasyrityksen puolelle soittavien tai viestivien henkilöiden tietoja, asiakasyritys on rekisterinpitäjä ja Johtis toimii henkilötietojen käsittelijänä. Tästä on erillinen käsittelysopimus (DPA). Kun käsittelemme itse asiakasyrityksen edustajan tietoja (tilin luonti, laskutus, viestintä), Johtis on rekisterinpitäjä.

2. Mitä tietoja käsittelemme

• Soittajan puhelinnumero, nimi ja muut puhelussa tai viestissä kerrotut yhteystiedot
• Puhelutallenne ja sen tekstilitterointi sekä puhelun yhteenveto
• Työhön liittyvät tiedot: paikkakunta, osoite (jos annettu), työn kuvaus, kuvat
• Tekstikanavien (WhatsApp, chat, sähköposti) viestit
• Tarjouslaskurin tiedot: kohteen tiedot, materiaalit, työ ja hinta-arviot
• Verkkosivun yhteydenotto- ja rekisteröitymislomakkeen tiedot (nimi, sähköposti, puhelin, yritys)
• Tilin ja käytön tiedot: kirjautumistiedot, laskutustiedot ja palvelun käyttömäärät
• Tekniset lokitiedot, joita palvelun toiminta ja tietoturva edellyttävät

3. Käsittelyn tarkoitus

Vastaamme asiakasyrityksen puheluihin ja viesteihin, kirjaamme yhteydenotot liideiksi ja välitämme ne asiakasyritykselle. Autamme kokoamaan tarjouksia ja seuraamaan avoimia urakoita. Tietoja käytetään palvelun tuottamiseen, kehittämiseen, tietoturvaan ja laskutukseen.

4. Käsittelyn oikeusperuste

• Sopimus ja oikeutettu etu (yhteydenoton hoitaminen ja välittäminen yritykselle)
• Oikeutettu etu puhelun tallentamiseen ja litterointiin, jotta yhteydenotto saadaan kirjattua oikein eikä soittajan tarvitse toistaa asiaansa. Tallentamisesta kerrotaan puhelun alussa ennen kuin asiaa aletaan käsitellä. Voit vastustaa tallentamista ja pyytää tallenteen poistoa kohdan 11 yhteystiedoista.
• Lakisääteinen velvoite (esimerkiksi kirjanpito ja laskutus)

5. Tekoäly ja automaattinen käsittely

Palvelu käyttää tekoälyä puheluiden ja viestien käsittelyyn, yhteenvetojen laatimiseen sekä liidien ja avoimien urakoiden analysointiin. Tekoäly tuottaa luonnoksia ja ehdotuksia, esimerkiksi tarjousluonnoksia ja huomioita, jotka yrittäjä tarkistaa ja hyväksyy itse. Emme tee pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi oikeusvaikutuksia tai muita merkittäviä vaikutuksia rekisteröityyn. Tekoälyn tuottamaa sisältöä tai palvelussa käsiteltäviä tietoja, mukaan lukien Google-rajapinnoista saadut tiedot, ei käytetä kielimallien kouluttamiseen.

6. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Tiedot välitetään asiakasyritykselle. Palvelun tuottamiseen käytämme luotettavia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelijöinä muun muassa puhelujen ja viestien välitykseen ja tekstitykseen, kielimallipalveluihin, pilvi-infrastruktuuriin, virheseurantaan ja laskutukseen. Jokaisen käsittelijän kanssa on henkilötietojen käsittelysopimus. Ajantasainen luettelo käsittelijöistä toimitetaan pyynnöstä.

Google-käyttäjätiedot. Kun yhdistät Google-tilisi Johtikseen, käsittelemme Google-rajapintojen kautta vain seuraavia tietoja: kalenterisi tapahtumat ja vapaat ajat ajanvarausta varten (Google Calendar), sähköpostiviestisi vastausluonnosten laatimista varten vain jos olet ottanut sähköpostiautomaation käyttöön (Gmail), sekä tilisi sähköpostiosoite yhteyden tunnistamiseksi. Näitä tietoja jaetaan ainoastaan omalle asiakasyrityksellesi sekä edellä kuvatuille käsittelijöille (pilvi-infrastruktuuri EU:ssa ja kielimallipalvelu, jotka toimivat käsittelysopimusten alaisina eivätkä käytä tietoja omien mallien kouluttamiseen). Google-käyttäjätietoja ei myydä, ei käytetä mainontaan eikä luovuteta kolmansille osapuolille näiden omiin tarkoituksiin, eikä niitä käytetä yleistettyjen tekoälymallien luomiseen, kouluttamiseen tai parantamiseen. Johtiksen Google-rajapinnoista saamien tietojen käyttö noudattaa Google API Services User Data Policy -käytäntöä, mukaan lukien Limited Use -vaatimukset. (In English: Johtis's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.)

7. Tietojen sijainti ja siirrot

Palvelun tietokanta ja pääasiallinen käsittely sijaitsevat EU:n alueella (Frankfurt, Saksa). Pyrimme pitämään henkilötiedot EU/ETA-alueella. Osa käsittelijöistä voi toimia myös EU/ETA-alueen ulkopuolella, jolloin siirroissa käytetään EU:n hyväksymiä suojakeinoja, kuten vakiosopimuslausekkeita (SCC) tai EU-US Data Privacy Framework -sertifiointia.

8. Tietoturva

Tiedot suojataan salauksella tiedonsiirrossa ja levossa. Pääsy tietoihin on rajattu ja edellyttää tunnistautumista, ja kunkin asiakasyrityksen tiedot on eristetty muista. Palvelusta otetaan säännöllisiä varmuuskopioita, jotta tiedot eivät katoa vikatilanteissa.

9. Säilytysaika

Poistot tehdään automaattisesti, eivät pyynnöstä erikseen:

• Puhelutallenne ja sanatarkka litterointi: 90 vuorokautta. Tämän jälkeen ne poistetaan, ja jäljelle jää vain yhteydenoton yhteenveto ja kirjatut tiedot.
• Yhteydenotto ja sen yhteystiedot: 24 kuukautta. Tämän jälkeen koko yhteydenotto poistetaan, mukaan lukien nimi, puhelinnumero, sähköposti ja osoite.
• Teksti- ja chat-viestit: 24 kuukautta.
• Keskeneräisen rekisteröitymisen tiedot: 90 vuorokautta.

Poikkeus: jos yhteydenottoon liittyy tarjous tai työtilaus, se säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan. Laskutustiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti.

10. Evästeet ja selaimeen tallennettavat tiedot

Emme aseta seuranta- tai mainosevästeitä emmekä muodosta sinusta profiilia. Kaikki alla luetellut tiedot ovat välttämättömiä sen toiminnon kannalta, jota olet pyytänyt, joten erillistä evästesuostumusta ei tarvita (sähköisen viestinnän palveluista annettu laki 205 §).

• Kirjautumisen istuntoeväste: pitää sinut kirjautuneena. Asetetaan vain, kun kirjaudut sisään.
• Kieliasetus (locale): muistaa valitsemasi kielen. Asetetaan vain, kun vaihdat kieltä itse.
• Chat-ikkunan tiedot: jos avaat asiakkaamme sivustolla olevan Älychat-ikkunan, selaimesi muistiin tallennetaan keskustelun tunniste ja viimeisimmät viestit, jotta keskustelu ei katoa sivun päivittyessä, sekä tieto siitä että ikkuna on jo kertaalleen avautunut itsestään, jottei se avaudu toistuvasti. Näitä ei kirjoiteta eikä lueta ennen kuin avaat chatin.

Verkkosivumme käyttää lisäksi Googlen mainonnan mittausta (Google tag) evästeettömässä tilassa (Consent Mode "denied"): laitteellesi ei tallenneta mitään, vaan Google mallintaa mainostemme toimivuutta evästeettömistä tapahtumatiedoista, kuten sivustolla tehdyistä soittopainikkeen klikkauksista. Emme käytä kumppanilinkkien seurantaan evästettä: suosittelukoodi kulkee osoitteessa ja tallennetaan vasta palvelimellemme, kun täytät rekisteröitymislomakkeen.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus tarkastaa tietosi, pyytää niiden oikaisua tai poistoa, rajoittaa tai vastustaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi). Pyynnöt: daniel@johtis.com.